Поручение на обработку персональных данных

1. Роли и предмет

1.1. Заказчик (автосервис) поручает ООО «ГЛОНЕКТ» обработку персональных данных в сервисе «В боксе». Заказчик является оператором, «ГЛОНЕКТ» — лицом, осуществляющим обработку по поручению оператора.

1.2. Поручение действует только для целей настоящего приложения. Оно не передает «ГЛОНЕКТ» право определять самостоятельные цели использования клиентских данных.

1.3. За законность поручения, наличие оснований и информирование субъектов отвечает Заказчик. За соблюдение указаний, конфиденциальность и безопасность в своей зоне отвечает «ГЛОНЕКТ».

2. Цели

• прием и подтверждение заявки на посещение автосервиса;
• планирование загрузки филиала, постов и сотрудников;
• организация диагностики, ремонта и обслуживания автомобиля;
• ведение истории обращений и выполненных работ;
• связь с клиентом по конкретной заявке/ремонту;
• исполнение, поддержка и защита договора Заказчика с клиентом;
• резервное копирование, восстановление, защита и аудит Сервиса.

Любая реклама, продажа данных, обучение моделей, самостоятельное профилирование или объединение с чужими базами запрещены.

3. Субъекты и данные

4. Операции и способы

Автоматизированная обработка и, при работе уполномоченного персонала, смешанная обработка: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление доступа пользователям Заказчика, передача последующему обработчику, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение, резервное копирование, восстановление и техническое преобразование фотографий.

Распространение неопределенному кругу лиц и трансграничная передача не поручаются.

5. Документированные указания

5.1. Первоначальными указаниями являются настоящий договор, настройки филиала и законные действия уполномоченных пользователей в интерфейсе/API.

5.2. Дополнительные указания направляются с подтвержденного адреса Заказчика на адрес glonect@yandex.ru и должны позволять установить Заказчика, филиал, запись, требуемую операцию и основание.

5.3. «ГЛОНЕКТ» приостанавливает явно незаконное или технически опасное указание и сообщает причины Заказчику.

6. Обязанности «ГЛОНЕКТ»

«ГЛОНЕКТ» обязуется:

6.1. соблюдать принципы и правила 152-ФЗ, конфиденциальность и требования локализации;

6.2. до начала обработки предоставить Заказчику документы и сведения, подтверждающие меры по статьям 18.1 и 19 152-ФЗ, и предоставлять подтверждения в период действия поручения;

6.3. обрабатывать данные только в Российской Федерации и не подключать зарубежные хранилища/аналитику без отдельного письменного оформления;

6.4. ограничивать доступ по ролям и филиалам, применять уникальные учетные записи, журналирование административных действий, резервное копирование, обновления, контроль уязвимостей и реагирование;

6.5. сжимать фотографии, удалять метаданные, ограничивать формат/размер и хранить их в приватном объектном хранилище;

6.6. не включать имя, телефон, госномер, текст работ и фотографии в общие технические логи; признавать IP и User-Agent техническими персональными данными и хранить их не более 30 дней;

6.7. сообщить Заказчику о существенном инциденте не позднее 12 часов после обнаружения, передать известные факты, категории субъектов/данных, меры локализации и контакт ответственного; дополнять сведения по расследованию;

6.8. содействовать Заказчику в уведомлении Роскомнадзора в сроки 24/72 часа;

6.9. зарегистрировать запрос Заказчика по субъекту в течение 1 рабочего дня и выполнить технически корректное указание об исправлении, блокировании, выгрузке или удалении не позднее 5 рабочих дней, если более короткий срок не требуется законом;

6.10. подтверждать уничтожение актом и выгрузкой из журнала в установленной форме;

6.11. по прекращении поручения по письменному запросу Заказчика выгрузить и передать ему данные, а затем удалить их по разделу 10.

7. Меры защиты

Минимальные меры:

• документированные права доступа и регулярный пересмотр пользователей;
• tenant/location-изоляция и проверка доступа на сервере;
• TLS при передаче, защищенные секреты и хэширование паролей;
• российская VPS, БД и приватное S3;
• зашифрованные резервные копии, раздельное хранение ключа;
• межсетевой экран, закрытые порты БД/приложения, своевременные обновления;
• контроль формата и объема загрузок;
• журналирование доступа без содержательных персональных данных;
• тестирование восстановления и реагирования;
• назначенный ответственный и допуск персонала под обязательством конфиденциальности.

Конкретные секреты, топология и уязвимости не раскрываются в публичной версии приложения.

8. Последующие обработчики

8.1. «ГЛОНЕКТ» привлекает последующего обработчика только по письменному договору, содержащему требования не слабее настоящего поручения, включая цель, перечень данных/операций, конфиденциальность, локализацию, меры защиты, помощь по запросам и инцидентам. Поставщик вычислительной инфраструктуры, который не совершает операций с персональными данными по указанию «ГЛОНЕКТ» и оператором этих данных не становится, последующим обработчиком не является; за безопасность размещённых у него данных «ГЛОНЕКТ» отвечает перед Оператором как за собственную.

8.2. Заказчик дает общее разрешение на обработчиков из актуального перечня, опубликованного по адресу https://vbokse.ru/legal/processors. О добавлении/замене сообщается за 30 дней; Заказчик вправе мотивированно возразить и прекратить передачу/договор.

8.3. Поставщик инфраструктуры: ООО «ТАЙМВЭБ.КЛАУД», 420500, Республика Татарстан, г. Иннополис, ул. Университетская, д. 7, оф. 605, услуги виртуального сервера и объектного хранилища на территории Российской Федерации. Привлечён по пункту 8.1 как поставщик инфраструктуры, а не как последующий обработчик.

8.4. «ГЛОНЕКТ» отвечает перед Заказчиком за действия привлеченного обработчика в пределах закона и договора.

9. Обращения субъектов

9.1. «ГЛОНЕКТ» не отвечает клиенту по существу от имени оператора без указания Заказчика, кроме сообщения о получении и маршрутизации.

9.2. Полученное напрямую обращение регистрируется и передается Заказчику не позднее 1 рабочего дня. Запрашиваются только сведения, минимально необходимые для проверки заявителя и поиска записи.

9.3. До решения спорные данные блокируются, если это требуется законом/указанием.

10. Сроки, возврат и уничтожение

10.1. Сроки активного хранения определяет Заказчик в настройках и своей политике. Если настройка не реализована, применяется согласованный график:

• отклоненные/неподтвержденные заявки — 90 дней;
• история выполненных работ — 3 года после последнего визита;
• технические access/security-логи — 30 дней;
• административный audit — 12 месяцев.

10.2. После прекращения договора у Заказчика есть 30 дней, чтобы письменно запросить выгрузку. Она предоставляется в течение 15 рабочих дней с момента запроса: записи, справочники, настройки, шаблоны и журналы в машиночитаемых форматах CSV и JSON, фотографии — отдельными файлами, всё одним архивом. По истечении срока запроса либо после передачи архива данные удаляются из активной базы и хранилища по указанию Заказчика.

10.3. Резервные копии с персональными данными хранятся не более 90 дней — как ежедневные, так и создаваемые перед обновлением системы: срок для обеих групп единый. Сохраняется минимальный технический резерв в несколько последних копий, если создание новых копий прервано: полное отсутствие резервных копий недопустимо. При восстановлении до истечения «ГЛОНЕКТ» повторно применяет журнал удалений до открытия Сервиса пользователям.

10.4. Данные не удаляются в части, где «ГЛОНЕКТ» обязан хранить их как самостоятельный оператор по закону; они отделяются и не используются для иных целей.

11. Контроль и доказательства

11.1. Не чаще одного раза в год и дополнительно после существенного инцидента Заказчик может запросить разумный комплект подтверждений: описание мер, результаты теста восстановления, перечень обработчиков, подтверждение обучения/обязательств персонала, сертификаты и выдержки из аудита без раскрытия секретов других клиентов.

11.2. Очная/техническая проверка проводится по предварительному согласованию, без доступа к данным других заказчиков и с соблюдением конфиденциальности; связанные расходы определяются отдельно, кроме проверки подтвержденного нарушения.

12. Срок действия

Поручение действует с первого поступления клиентских данных до их возврата/уничтожения и завершения хранения доказательств. Обязанности конфиденциальности сохраняются после прекращения.